Переход на электронные путевые листы
Цифровизация - неотъемлемая составляющая различных отраслей экономики, включая и транспортную сферу. Необходимость постоянно улучшать юзабилити, стремительное развитие технологий – заставляют предприятия и государственные структуры переделывать свои сервисы.
Сфера общественного транспорта не стоит в стороне. Здесь очень важен контроль за каждым сотрудником и этапом работы, поэтому переход к цифровым решениям приобретает особую значимость.
Проект, про который мы расскажем сегодня, огромен по масштабу решаемых задач в перевозках. Он способен управлять спросом и предложением, а также предупреждать возможные проблемы и аварии.
Ключевая часть проекта – перевод системы учета путевых листов на электронный формат. Бумажные документы влекут за собой сложности контроля, неэффективное использование ресурсов и высокую вероятность ошибок.
Поэтому внедрение сервиса электронных путевых листов становится логичным шагом для совершенствования процессов.
Проблемы, которые хотел решить клиент
Одно из транспортных предприятий обратилось в NooSoft для решения проблем, присущих перевозкам и их управлению.
При проведении брифа мы выяснили, что компания тратит большие ресурсы на работу с документами. Расходы на печать, организация архивного хранения и обработка данных - это ручной труд и рутинные операции, которые снижают рабочую эффективность и тратят бюджет.
Бумажные путевые листы подвержены риску утери, фальсификации или повреждениям. У заказчика уже возникали проблемы с контролем за выполнением норм и требований к водителям.
А самое главное - бумажный документооборот не соответствует современным технологическим требованиям.
Решение этих проблем стало целью проекта для большой команды NooSoft.
Путевой лист в электронном виде для транспортных компаний
Переход на электронные путевые листы (ЭПЛ) не только технологический прогресс, но и стратегическая мера. Чтобы решить проблемы, обозначенные заказчиком, аналитики Noosoft составили пошаговый план реализации проекта и четко выделили задачи проекта:
- Оптимизация процессов.
Создать алгоритм электронного документооборота, который позволит сократить ресурсозатраты и ускорить процессы управления путевыми листами. - Снижение бюрократической нагрузки.
Разработать эффективную систему ввода и обработки данных о перевозках, которая снизит количество бумажной документации и упростит административные процедуры для водителей и управленческого персонала. - Повышение прозрачности и контроля.
Внедрить систему мониторинга и отчетности, которая обеспечит более высокий уровень контроля за движением транспортных средств и выполнением водителями установленных норм и требований. - Соблюдение нормативных требований.
Обеспечить предприятие заказчика системой, которая автоматически проверяет и поддерживает актуальность документации и выполняет требуемые процедуры контроля.
Выполнив все задачи, мы даем заказчику продукт, который поможет отказаться от бумажной документации и получить большую экономическую выгоду. Согласно оценкам экспертов, переход на ЭПЛ позволит сэкономить более 6 млн рублей в год.
Внедрение ЭПЛ вписывается в стратегию создания Государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и обеспечит единые стандарты и возможность обмена данными между различными государственными органами и ведомствами.
Реализация сервиса
Команда NooSoft взялась за реализацию сервиса поэтапно.
При разработке мы использовали следующие технологии:
- TypeScript: для строгой типизации и обеспечения безопасности кода.
- React: для разработки пользовательского интерфейса.
- Rtq-query: для управления запросами к серверу и обмена данными с бэкендом.
- NestJS: для разработки серверной части приложения, обеспечивающей бизнес-логику и обработку запросов.
В начале команда разработала алгоритмы для создания, ведения и анализа путевых документов. Здесь важным моментом, который мы учли, было создание возможности работы как в электронном, так и в бумажном форматах, если будут необходимы физические копии.
Затем NooSoft приступил к интеграции в существующие системы учета и ведения путевой документации, обеспечивая целостность и прозрачность данных.
В итоге получили сервис с полным циклом управления перевозками в транспорте, начиная с создания заявок заказчиками и заканчивая передачей путевых листов в бухгалтерию.
Электронный учет путевых листов для автопарков. Как это работает?
- Создание заявок
Заказчики могут создавать заявки на перевозки в системе, указывая необходимую информацию о маршруте, грузе и других деталях.
- Прохождение осмотров
Водители проходят необходимые медицинские и технические осмотры перед выходом в рейс, что гарантирует безопасность и надежность перевозок. Об этом сервисе мы рассказывали вам в отдельной статье.
- Заполнение данных о рейсах
По завершению рейса водители заполняют путевые листы данными о выполненных перевозках, включая информацию о маршруте, времени и состоянии транспортного средства.
- Передача в бухгалтерию
Путевые листы автоматически передаются в бухгалтерию для дальнейшей обработки и учета финансовых операций, обеспечивая прозрачность и точность расчетов.
- Анализ и формирование отчетности
Система анализирует данные из путевых листов и формирует отчетность для заказчиков и нашего клиента, позволяя оценить эффективность перевозок.
- Передача в бухгалтерию
Путевые листы автоматически передаются в бухгалтерию для дальнейшей обработки и учета финансовых операций, обеспечивая прозрачность и точность расчетов.
Эти процессы создают эффективное управление перевозками, безопасность и удобство как для заказчиков, так и для водителей.
Цифровизация в сфере транспорта открывает широкие перспективы для улучшения качества услуг, оптимизации процессов и повышения уровня безопасности пассажиров.
Использование современных систем управления транспортными потоками, системы мониторинга и диспетчеризации позволяют оптимизировать движение и улучшить доступность транспорта.
В целом, цифровизация транспортной сферы стала одним из ключевых направлений в NooSoft. Мы стремимся создать современную, эффективную и удобную систему, которая способна удовлетворить потребности транспортных предприятий.
