Автоматизация тарификации и биллинга. Интеграция с телематическими системами.

Каждый месяц одно и то же: бухгалтерия лихорадочно сверяет данные, менеджеры клиентского отдела получают шквал вопросов, а в расчетах снова всплывают расхождения. Кассовые операции – настоящий вызов, где любая погрешность может стоить компании денег и репутации.

Как выставить счета тысячам абонентов с разными ставками? Как учесть каждое подключенное устройство, каждую минуту работы и каждое изменение условий? А главное – как сделать так, чтобы все происходило самостоятельно и без человеческих ошибок?

Ответ на вопрос мы нашли для нашего заказчика – компании, работающей в сфере транспортной телематики. Ее клиенты – логистические операторы и предприятия с собственным автопарком. Они используют телематические сервисы для мониторинга транспорта, контроля расхода топлива и управления логистикой.

Решение? Полная автоматизация биллинга с интеграцией в управленческую систему на базе 1С.

Исходная ситуация и ключевые проблемы

Выставление счетов можно было сравнить с игрой вслепую.

Пользователи подключают новые машины, меняют тарифы, отключают сервисы, но в выплатах этого не видно. Почему? Потому что выписки формируются по наитию: копируется старый документ, цифры проставляются «как в прошлый раз», без сверки с реальными данными.

В результате – хаос. Контрагенты получают некорректные сведения, обнаруживают неточности, спорят, требуют компенсаций. Техподдержка вынуждена разбираться в подобных случаях, а компания теряет деньги, время и доверие.

Постепенно проблемы накапливались.

1. Ошибки в платежах
   • Счета формировались по принципу «копировать-вставить», без проверки актуальности.
   • Операторы работали вручную, что приводило к накоплению ошибок.
   • Техподдержка тратила время на выяснение фактического статуса оборудования вместо решения технических вопросов.
2. Разрозненные данные и отсутствие единого источника информации
   • Тарифные планы, статусы партнеров и устройств хранились в разных местах – в Excel, архивных файлах и внутренних документах.
   • Одна из скрытых брешей — техника, которая не числится ни за одним клиентом. Без четкой связи между транспортом и абонентом такие объекты выпадали из учета: услуги оказывались, ресурсы расходовались, а счета так и не формировались.
   • Не было четкой связи между фактическим использованием телематических сервисов и итоговыми суммами.
3. Окно для махинаций
   Последняя неделя месяца становилась ареной для манипуляций. Дилеры формировали счета впритык к дедлайну, когда количество автомобилей сокращалось. Всё, что происходило ранее — рост парка, активные подключения — оказывалось за бортом. Итог: заниженные суммы и искажение реальной картины.
4. Финансовые потери и снижение удовлетворенности
   • Погрешности в начислениях влекли за собой либо завышение стоимостей, что вызывало жалобы, либо занижение, что несло потери для компании.
   • Не существовало четкого механизма контроля задолженности, в результате чего платежи могли задерживаться или осуществляться не в полном объеме.
   • Недовольство росло, что влияло на репутацию.
5. Огромные затраты на физическую обработку
   • Из-за отсутствия цифровизации рабочий штат раздувался, так как требовалось все больше сотрудников.
   • Техподдержка вместо обслуживания телематического оборудования занималась сметами и разбором претензий.
   • Возникали дубли объектов, что еще сильнее запутывало учет и становилось причиной убытков.

Цели и задачи проекта

Перед компанией встал выбор: продолжать затыкать дыры или внедрить ресурс, который возьмет на себя весь процесс – от расчета цен до контроля оплат.

Так было принято решение разработать систему управления платежами на платформе 1С. Главная цель зафиксирована в ТЗ:

• Исключить дефекты в начислениях.
• Сократить расходы на клиентский отдел.
• Повысить прозрачность взаимодействия с потребителями.
• Организовать контроль дебиторской задолженности.

Новое решение полностью устранит хаос. Биллинг заработает в онлайн-режиме: платежи будут начисляться автономно, без копирования и корректировок старых.

Ошибки, из-за которых раньше начинались споры, исчезнут. Соберется единая база данных, доступная для всех подразделений.

Комплексная интеграция с 1С избавит от проблемы разрывов. Отдел по работе с заказчиками и техподдержка перестанут загружаться большим объемом лишних задач.

Архитектура системы автоматического биллинга

В основе решения – три взаимосвязанных модуля, обеспечивающих точную тарификацию, контроль работы телематики и генерацию платежных документов.

1. Хранение тарифов 
   Первый и основополагающий аспект — централизованное хранение расценок. Ранее условия для клиентов хранились в различных источниках.
   Теперь же все планы и их изменения сосредоточены в единой БД. Компании всегда имеют актуальную информацию. Механизм расценок на базе 1С поддерживает несколько моделей: фиксированную ставку, по объему потребляемых услуг или по времени.
   Кроме того, она сохраняет историю изменений, привязанную к пользователю. Все правки могут быть проверены в любое время. Возможность ошибок, связанных с человеческим фактором, исключается.
2. Контроль работы
   Наше решение интегрируется с телематической платформой, отслеживая статус всех подключенных объектов и передаёт параметры для расчета в 1С.
   Благодаря цифровому мониторингу определяется активность транспортных средств, устройств и датчиков. Это важно для корректного ценообразования, так как учитывается только реально использованная техника. Если элемент выходит из строя, он уведомляет техническую команду, позволяя оперативно принять меры.
3. Выставление счетов
   Здесь происходит превращение данных в финансовые документы.
   Алгоритм, основываясь на информации из предыдущих модулей, формирует счета, точно отображающие потребление услуг. Интеграция с CRM и бухгалтерскими программами обеспечивает синхронизацию с учетными записями, что значительно упрощает финансовую отчетность.
   Автоматизация исключает ручные ошибки, а квитанции отправляются мгновенно — на email или в личный кабинет.
   Среда также контролирует дебиторскую задолженность. Если оплата не поступила в срок, система сама приостанавливает доступ: блокируются личный кабинет и подключенные объекты. Заказчик получает напоминание, а при затяжной просрочке — более настойчивые уведомления. После поступления денег всё активируется автоматически — без участия поддержки и клиентского отдела.
   Чтобы исключить махинации с количеством транспортных средств, введены механизмы предоплаты на определённое число автомобилей, а при превышении лимита автоматически выставляется корректирующий платеж. Это закрывает «лазейки» и гарантирует справедливый расчет.

Такая жёсткая, но честная модель серьёзно повышает покупательскую дисциплину. Особенно впечатляет заказчиков тот факт, что отключения — не «решение менеджера», а хладнокровная автоматика.

Модули функционируют в режиме реального времени, добиваясь высокой скорости обработки и снижая количество изъянов. Все три модуля работают в тесной связи друг с другом, обеспечивая бесперебойный процесс от тарификации до перечисления средств.

Стек системы и как она реализовывалась

Современные телематические сервисы требуют точных расчетов, мгновенного обновления данных и бесперебойного обмена информацией.

В качестве ядра для решения выбрали 1С — мощную платформу, идеально вписывающуюся в бизнес-процессы. Инструменты, которые легли в основу:

• 1С: УТ (Управление Торговлей) — ведет учет клиентов и их категорий, рассчитывает стоимость услуг и формирует документы без ошибок.
• 1С: БП (Бухгалтерия предприятия) — синхронизирует биллинг с бухгалтерией, контролирует платежи и задолженность.
• 1С: УТ: Мастер рассылок — реализует отправку уведомлений о начислениях, задолженностях и подтверждениях оплат, снижая нагрузку на операторов.

Одной из важнейших задач было наладить непрерывный поток информации:

1. Все изменения в тарифных планах моментально отражаются в 1С, а данные о новых пользователях и их статусах синхронизируются сразу.
2. Как только формируется счет, он тут же попадает в 1С для оформления бухгалтерской документации.
3. Система учета в 1С получает актуальные сведения о платежах, отслеживает неоплаченные позиции и отправляет напоминания.

Чтобы исключить механическую работу, использована синхронизация через API и встроенные элементы обмена материалами. Вся информация поступает в учет по умолчанию.

Двусторонний обмен данными гарантирует актуальность статусов подключений, а централизованный биллинг исключает расхождения в сделках. Каждое подключение и оказанная услуга фиксируются и оцениваются, а счета формируются мгновенно.

Система также контролирует и их оплату, упрощая работу клиентского отдела. Запрограммированная рассылка избавляет от рутинных задач, а прозрачность всех процессов позволяет без задержек отслеживать исполнение работ. Дополнительная интеграция с подрядчиками и логистическими сервисами исключает дублирование данных и повышает управление над расходами.

Результат – бесперебойный документооборот, точность и снижение операционных затрат.

Результаты внедрения

После реализации автоматизированного биллинга для телематического сервиса мы значительно повысили эффективность всей работы компании.

• Сокращение расходов на работу в часах на 80%
  Процесс выставления счетов, раньше занимавший несколько часов в день, теперь занимает минуты. Сотрудники больше не тратят время на ручное заполнение данных и проверку информации, что в значительной степени снижает операционные затраты.
• Уменьшение ошибок на 95%
  Благодаря автоматическому учету тарифов и интеграции с 1С недочеты в расчетах были практически исключены.
• Снижение дебиторской задолженностина 25%
  Помощь в контроле задолженности партнеров и регулярные напоминания ускоряют процесс получения платежей.

Цифровизация изменила правила игры. Ошибки, которые раньше стоили времени и денег, стали редкостью, а мониторинг оплат избавил бизнес от кассовых разрывов.

Но главное — это не только цифры. Освобожденные ресурсы можно направить туда, где они действительно важны: на развитие, инновации и улучшение сервиса. Клиенты получают четкие, прозрачные документы, а компания — стабильные платежи и предсказуемый финансовый поток.