Антифрод запчастей в автопарке – новая модель управления затратами

В автопарках почти никогда не воруют напрямую. Никто не выносит коробки с гайками или канистры с бензином через проходную и проблемы долго не замечают.

Потери встроены в операционные процессы. Они выглядят как допустимые «нюансы». Запчасти меняются раньше срока. Объёмы замен растут без видимых причин.

Одни и те же комплектующие списываются несколько раз в разных документах, в разное время, разными исполнителями. А по отчётам всё сходится: с точки зрения бухгалтерии – корректно; по регламентам – всё соблюдено. Но для управления активом стоимостью в сотни миллионов – слепая зона.

Большинство компаний воспринимает это как фон эксплуатации, который «невозможно контролировать полностью». Поэтому потери в 5–8% бюджета на детали годами остаются:

• незамеченными для собственника;
• неочевидными для финансового блока;
• растворёнными в операционной ответственности служб.

Проблема в том, что система замкнута на документах, а не вокруг фактического движения и поведения.

Антифрод – это попытка ответить на более сложный вопрос: “Куда на самом деле уходят деньги?”

Почему классический контроль не работает

В большинстве автопарков системы контроля уже внедрены. Есть учёт ремонтов, складов, регламенты списаний и отчёты подрядчиков, СТО, внутренних служб.

На уровне процессов все хорошо, но копаясь глубже на уровне управленческих решений, становится видна фрагментарность.

Каждый блок отвечает за свой участок и никто не видит целостную картину движения запчастей как актива.

Финансы видят документы и суммы. Техническая служба – ремонты и регламенты. Служба контроля – отдельные инциденты.

Между ними нет единого объекта анализа – конкретной детали в определенном контексте эксплуатации.

В результате нет ответа на вопросы бизнеса:

1. Этот элемент действительно был установлен именно на этот автомобиль?
2. Почему одна и та же позиция выходит из строя чаще нормативов, хотя условия эксплуатации не менялись?
3. Где физически находится снятая часть после ремонта и почему её дальнейшая судьба не фиксируется?
4. Почему затраты на обслуживание растут, а надёжность автопарка нет?

Их невозможно закрыть отчётами «по факту», потому фиксируются результаты операций, а не логика и поведение.

Пока ответы ищут вручную через выборочные проверки, служебные записки и «точечные разборы», компании платят не за обслуживание, а за непрозрачность процессов.

И чем больше парк, тем дороже становится управленческая слепота.

Что такое «Антифрод запчастей» от NooSoft

Выявление мошенничества с запчастями – это управленческая система, которая делает расходы на комплектующие измеримыми, сопоставимыми и объяснимыми.

В основе решения – связка данных, которые в классической модели существуют разрозненно. Система выстраивает в единую цепочку:

• автомобили;
• конкретные запчасти;
• событие ремонта;
• исполнителя работ;
• склад и движение по нему;
• первичные документы;
• и фактические параметры эксплуатации.

Комплектующие перестают быть строкой в накладной. Они становится объектом анализа со своей историей и контекстом.

Решение NooSoft фиксирует полный жизненный цикл – от момента поступления до демонтажа, повторного использования или списания.

Бизнес четко видит отклонения и аномалии, которые невозможно объяснить условиями эксплуатации или нормативным износом.

Какие управленческие задачи решает система

1. Анализ издержек
   Система проводит глубокий анализ расходов по каждому транспортному средству и номенклатурной группе, а также статистическое исследование взаимосвязей между эксплуатационными показателями, условиями использования и фактическими затратами. Анализ строится на исторических данных большого объёма.
2. Внутренний бенчмаркинг и масштабирование лучших практик
   Антифрод позволяет сравнивать подразделения, филиалы, ремонтные зоны, подрядчиков по реальным показателям управления издержками. Это даёт возможность:
   ● выявлять устойчиво эффективные практики,
   ● отделять управляемые отклонения от системных проблем,
   ● масштабировать лучшие решения на всю группу компаний.
3. Математические модели и BI-аналитика
   В системе реализуются математические модели с использованием BI-инструментов обработки больших массивов данных, включая:
   ● расчёт сроков межремонтного периода в формате доверительных интервалов по номенклатурным группам в разрезе марок и моделей ТС;
   ● определение фактических сроков эксплуатации и «ходимости» запасных частей с учётом реальных условий использования;
   ● предиктивную аналитику расходов с влиянием множества факторов от режима эксплуатации до поведения конкретных подразделений.
4. Непрерывный мониторинг и выявление отклонений
   Система работает в режиме постоянного мониторинга деятельности подразделений и выявляет:
   ● списание раньше нормативных межремонтных периодов;
   ● замену до истечения фактических сроков износа;
   ● ситуации, связанные с неправильной эксплуатацией транспортных средств;
   ● аномальный рост расхода деталей без технических причин.

Важно, что система показывает где и почему процессы перестают быть управляемыми.

Какие схемы потерь система выявляет

Противомошеннический модуль работает с паттернами поведения. Он выявляет ситуации, которые в документах выглядят корректно, но на уровне данных не укладываются в логику.

Среди типовых схем потерь:

• фиктивные замены – работы отражены в отчётах, но фактическое поведение элемента этого не подтверждает;
• повторное списание одной и той же позиции – в разных ремонтах, на разных ТС или в разных подразделениях;
• завышение объёмов работ подрядчиком – по сравнению с сопоставимыми условиями эксплуатации;
• «исчезающие» детали после демонтажа – когда дальнейшая судьба частей не отслеживается;
• аномальная частота ремонтов по конкретным автомобилям, бригадам, СТО или филиалам

Как система это делает

Контроль операций с запчастями начинается не с поиска нарушений, а с наведения порядка в данных.
Система собирает информацию о расходах на комплектующие со всех филиалов и подразделений, устраняя разрозненность учёта и различия в форматах данных. Всё сводится в единую аналитическую модель, где каждая операция перестаёт быть «локальной» и становится частью общей картины.

На этом уровне бизнес впервые получает сопоставимость: одни и те же комплектующие, одинаковые условия эксплуатации, одинаковые показатели, но разные результаты. Именно в этот момент становится видно то, что невозможно заметить внутри отдельного филиала или отчёта.

Базовый слой системы формирует прозрачную управленческую картину:

• консолидирует затраты на запасные части по всей компании;
• показывает структуру расходов в разрезе транспортных средств и номенклатуры;
• позволяет настраивать отчёты под задачи директора, финансового блока и службы безопасности.

Но ключевая ценность системы раскрывается в аналитике поведения всего жизненного цикла каждой детали. Она сравнивает его с нормативными и статистическими моделями и автоматически выявляет отклонения от доверительных интервалов, фиксирует преждевременные списания и показывает точки, где расходы перестают объясняться эксплуатацией.

При этом аналитика не остаётся на уровне «сигнала». От любой цифры можно перейти к конкретному событию, автомобилю, ремонту и исполнителю. Это позволяет зафиксировать факт отклонения и разобрать его причину – техническую, процессную или управленческую.

На следующем уровне система работает с будущим. Используя накопленные данные, она формирует прогнозы расходов с учётом реальных условий эксплуатации и выявленных паттернов поведения подразделений. Это даёт бизнесу возможность управлять издержками проактивно, а не реагировать на уже произошедшие перерасходы.

Антифрод показывает, где именно система начинает давать сбой и сколько это стоит бизнесу – сейчас и в перспективе.

Какой эффект для бизнеса?

Система риск-контроля с запчастей меняет саму логику работы с издержками на комплектующие. Из зоны «неизбежных эксплуатационных потерь» они переходят в зону управляемых параметров.

По данным внедрённых проектов, для бизнеса это означает:

• снижение затрат на запасные части на 7–10% за счёт выявления преждевременных списаний, фиктивных замен и аномалий, которые ранее не фиксировались;
• сокращение перерасходов у подрядчиков до 10–12% благодаря сопоставимости данных между филиалами, СТО и ремонтными бригадами;
• повышение точности бюджетирования на 15–18% за счёт перехода от усреднённых нормативов к прогнозной аналитике на основе фактических данных эксплуатации;
• снижение времени на разбор спорных ситуаций в 2–3 раза за счёт наличия доказательной базы и трассируемости каждой операции;
• возврат управляемости активом, стоимость которого для крупных автопарков измеряется сотнями миллионов, без увеличения административного давления на команды.

Система не увеличивает нагрузку на персонал и не требует радикальной перестройки процессов. 

При этом внедрение системы приводит к росту эффективности использования запасных частей на 5–15% за счёт снижения преждевременных списаний и выравнивания межремонтных интервалов. Экономический эффект, как правило, начинает проявляться уже на ранних этапах ещё до масштабирования решения на весь автопарк.

Команда NooSoft внедряет такие решения как управленческие модели, а не как IT-продукты.

Мы работаем с данными, процессами и управленческими целями бизнеса, чтобы автопарк перестал быть зоной неконтролируемых издержек.

Если для вас важно понимать, куда реально уходят деньги и какие управленческие решения это открывает, то противомошенническая система – логичное место для начала предметного разговора.